Som ved alle forhold, er forretningspartnerskaber baseret på en form for tillid og gensidig forståelse. Selv hvis alle involverede kommer fra den samme kulturelle baggrund, er dette ikke altid let, og når det kommer til forretningspartnere fra fjerne kulturer, ønsker du naturligvis den mest behagelige atmosfære, fordi små misforståelser er uundgåelige. Der er ret store forskelle mellem kinesisk og europæisk kultur, og de er også med til at bestemme den optimale ramme for vellykkede forhandlinger.
Hierarki er stadig meget vigtig i Kina, så den højeste rangering hilses altid velkommen først og introduceres for de andre deltagere. Det første trin mod succes kan skabes her. For kinesere er ro og en afslappende samtale, synonymt med respekt. I Europa håndteres erhvervsforhandlinger normalt meget direkte, fakta tales åbent, og partnerne konfronteres også med eksisterende problemer. Kinesiske forretningspartnere vil dog se en sådan tilgang som en fornærmelse, hvilket hurtigt kan bringe enhver succes i fare.
Den kinesiske samtalekultur i korte træk
I Kina er høflighed grundlaget for enhver samtale. Gennemsigtighed og åbenhed ønskes derimod ofte kun, hvis det ligger mellem linjerne og der ikke tales om det direkte. Mens folk i Europa gerne kalder tingene ved deres navn, er det modsatte tilfældet for Kina. Ordsproget: "Hør med dit hjerte, hvad den anden person ikke har ord for”, beskriver groft, hvad der er vigtigt for kommunikation med kinesiske forretningspartnere. Ofte er det ikke kun indholdet af en erklæring der er relevant, men også den måde den formuleres på, der fuldender intentionerne bag den. Fjerntolkere nyder at arbejde med moderne videoværktøjer, fordi ansigtsudtryk og holdning understreger og tydeliggør hver udsagn. I Kina betragtes fremmedsprog i skoler som mere vigtig når det kommer til det skriftlige. At være i stand til at læse og skrive fremmedsprog er derfor vigtigere end at høre og tale et fremmedsprog. Samtidig betragtes det imidlertid som forkert og skammeligt at spørge direkte, hvis indholdet af en mundtlig erklæring ikke er blevet fuldt ud forstået. Til møder, hvor komplekse emner skal behandles og specifikke tekniske termer bruges, kan en skriftlig dagsorden, der sendes til forudgående gennemgang, være fordelagtig for alle involverede.
Virtuelle møder: Smalltalk & personlige anliggender skaber tillid
I Kina er virtuelle møder ikke noget særligt, landets størrelse betyder, at folk ofte sidder over for hinanden på skærmen. Fjerntolke er en selvfølge ved virtuelle møder med partnere på andre sprog, og tillid kan dermed også opbygges gennem disse kanaler. Mens ledere og direktører i Europa primært opbygger gensidig tillid gennem kompetence, pålidelighed og fortrolighed, betragtes tillid i Kina mere som noget der ligger tæt på hjertet. Kineserne opbygger et forhold, der involverer mere end rent forretningsindhold i en samtale. En erfaren telefon- eller videotolk er derfor ikke kun tilfreds med oversættelsen af relevante fakta, men prøver også at formidle de følelsesmæssige aspekter, for at afspejle den personlige interesse i den anden person. Personlige samtaler om familie og ferie med kinesiske forretningspartnere er ikke ualmindelige i begyndelsen af et møde, og bør derfor ikke forkortes. Smalltalks efter hilsenen ved en forretningsaftale, kan også realiseres praktisk med en videotolk, for at skabe en afslappet atmosfære. Selvkontrol er vigtig for hårde forhandlinger ved et virtuelt møde. I Kina forbliver du afslappet udefra, handler rolig og forsigtig, selv når forskellene er store. Også ved onlinemødet har ro og sindsro en tendens til at føre til målet. Selv den bedste fjerntolk kan ikke kompensere med venlighed og ro, når det kommer til uventede bevægelser, og den modsatte person vil ønske at afslutte en anspændt situation hurtigt, og om nødvendigt, også uden et resultat.
Vejledning til onlinemøder via telefon- eller videotolkning med kinesiske partnere
- Forbered en dagsorden med de vigtigste nøglepunkter, forklar specifikke tekniske termer
- Vær opmærksom på hierarkiet, den højeste placering bliver budt velkommen først
- brug erfarne lingvister som tolke
- Lyt omhyggeligt til video- eller telefontolken, og analyser også underordnede klausuler
- Skab tillid, vis interesse for det private og start med smalltalk
- Forbliv rolig og afslappet, undgå at gøre store bevægelser, hvis det er muligt