Apostille eller legalisering af udenlandske dokumenter: Alt hvad du behøver at vide

Hvis du gerne vil have et dokument eller certifikat, der er udstedt i udlandet, legaliseret eller apostilleret og spekulerer på, hvordan du skal fortsætte, skal du læse videre. Vi fortæller dig alt, hvad du har brug for at vide om legalisering af et udenlandsk dokument, og diskuterer de vigtigste skridt, du skal tage.

Hvad er legalisering af dokumenter, og hvad er formålet med det?

Legalisering af et udenlandsk dokument, der er beregnet til en administrativ myndighed, er en autentifikationsprocedure, der har til formål at bekræfte underskriftens nøjagtighed, underskriverens funktion og myndighed samt seglets eller stemplets identitet. Legalisering gør det muligt for et udenlandsk dokument at blive juridisk certificeret i underskriverens oprindelsesland.

Denne godkendelse kan være påkrævet i situationer som:

• Hjemkomst fra udlandet
• Etablering af datterselskab i udlandet
• Deltagelse i et udbud i udlandet
• Ansøgning om et tilsvarende kvalifikationscertifikat efter at have studeret ved et udenlandsk universitet
• Ansøgning om naturalisation
• Et ægteskab mellem par af forskellig nationalitet
• En adoptionsprocedure

Omvendt kan legalisering også udføres for et dokument, der er udstedt i ét land, men er beregnet til et andet land. Afhængigt af det dokument, der skal legaliseres, og det pågældende land er reglerne og trinnene for legalisering muligvis ikke de samme.

Hvilke dokumenter kan legaliseres?

De fleste udenlandske offentlige og private dokumenter kan legaliseres. Det drejer sig bl.a. om:

• dødsattester, fødselsattester og vielsesattester mv.
• Notarialdokumenter
• dokumenter udstedt af retten (f.eks. skilsmissedomme)
• Uddrag af handelsregistret
• Certifikater fra administrative myndigheder
• private dokumenter (beedigede erklæringer, anbefalingsbreve, håndskrevne testamenter, fuldmagter, uformelle salgskontrakter osv.)

Legalisering eller apostille: Hvilken skal du vælge?

En apostille er en forenklet og hurtigere autentificeringsprocedure end legalisering og reguleres af Haagerkonventionen. Det er autentificering af et dokument til brug i et andet land. Apostillecertifikatet bekræfter ægtheden af seglet, underskriften og underskriverens identitet (ligesom legalisering).

Valget af, hvilken godkendelsesmetode der skal anvendes, afhænger også af de pågældende lande.

Desuden skal visse udenlandske dokumenter ikke legaliseres eller apostilleres, hvis det land, der udsteder dokumentet, har indgået en bilateral aftale om denne type dokumenter. Dette er navnlig tilfældet for visse offentlige dokumenter.

Hvordan kan jeg få et dokument eller skøde legaliseret eller apostilleret?

Trin 1: Du skal have dokumentet oversat

Før et dokument på et fremmedsprog kan legaliseres, skal det først oversættes af en autoriseret oversætter eller et autoriseret oversættelsesbureau, da kun disse har tilladelse til at udarbejde officielle oversættelser. Denne certificeret oversættelse, som er en nøjagtig kopi af originalen, bekræfter det oversatte dokuments juridiske gyldighed. Dette trin er obligatorisk, før du kan ansøge om legalisering eller apostille.

Hos Alphatrad producerer vi alle typer certificerede oversættelser, uanset sprogparring (engelsk-dansk, fransk-dansk, spansk-dansk, arabisk-dansk osv.). Dit dokument er betroet en kvalificeret og erfaren oversætter, og denne oversætter, eller vores bureau, vil også tage sig af legaliseringen og apostillen af dit udenlandske dokument: Derved garanteres det, at din officielle oversættelse kan bruges med det samme. Kontakt os for at høre mere.

→ Godt at vide: Hvis du får dine dokumenter eller certifikater oversat i det land, hvor de skal bruges, kan du være sikker på, at oversættelserne accepteres.

Trin 2: Du skal ansøge om legalisering eller apostille

Så snart oversættelsen foreligger, skal du indsende originaldokumentet sammen med oversættelsen til det udstedende lands ambassade eller konsulat. Dokumentet skal også være forhåndscertificeret af den kompetente myndighed i  udstedelseslandet (i de fleste tilfælde Udenrigsministeriet). Når proceduren er afsluttet, får dokumentet et officielt legaliseringsstempel, som bekræfter dokumentets ægthed.

I nogle tilfælde kan godkendelsesanmodningen blive afvist, f.eks.:

• hvis dokumentet ikke har en original underskrift eller et originalt stempel
• hvis underskriften eller forseglingen er ukendt eller ikke kan verificeres
• hvis det er en religiøs attest (f.eks. en dåbsattest)
• hvis dokumentet er lamineret eller limet
• hvis dokumentet er udstedt af et ikke-anerkendt organ.

Omkostninger og frister for legalisering og apostille af et udenlandsk dokument

Leveringstiden for legalisering afhænger af den behandlingstid, der kræves til præcertificering af myndighederne i det land, der udsteder dokumentet. Denne proces, som kræver dobbelt legalisering, tager længere tid end en legaliseringsprocedure med en apostille.

For at legalisere et udenlandsk dokument kan du også bruge et bureau, der er specialiseret i denne type godkendelsestjeneste.

Omkostningerne ved legalisering af et dokument eller skøde afhænger af udstedelsesstaten: De kan variere fra 150 DKK (20 EUR) til over 750 DKK (100 EUR), afhængigt af landet.

FAQ om legalisering og apostille af udenlandske dokumenter