Hvordan skriver du mødereferater på engelsk? Vores råd

Har du brug for at skrive et mødereferat på engelsk efter et møde med engelsksprogede deltagere?

Mødererferatet, der er et vigtigt dokument i mange virksomheder, er underlagt visse formalia, og du bliver nødt til at vide, hvordan du skriver det på en effektiv, flydende, men også struktureret måde.

Hvad er et mødereferat?

Et mødereferat er et dokument, der opsummerer udvekslingerne mellem forskellige deltagere og de vigtigste beslutninger, der er truffet på mødet.

Hvad er formålet med et mødereferat?

Hovedformålet med dette dokument er at føre en transparent skriftlig fortegnelse over, hvad der blev sagt, og at give hver deltager et klart og struktureret resumé af samtalen og de trufne beslutninger. På denne måde kender alle de involverede dagsordenen, deres rolle, opgaver og mål, også dem der ikke kunne deltage i mødet.

Det er også en måde at undgå forvirring og tvetydighed, der kan medvirke til tvister eller konflikter. Visse myndigheder kræver et referat til juridiske formål.

Der tages systematisk referat for visse typer møder, såsom et bestyrelsesmøde, et samarbejdsudvalg eller en generalforsamling med beslutningstagere i en virksomhed. Referater kan dog også være meget nyttige til at formalisere en handlingsplan under et driftsteammøde (f.eks. som led i opstarten af ​​et nyt projekt, et ledelsesskifte eller en undersøgelse osv.).

Hvem skriver et mødereferat?

Referatet bliver ofte skrevet af en af mødedeltagerne. Det kan også skrives af en sekretær eller af en ekstern tjenesteudbyder. Personen udpeges inden mødets start og er ansvarlig for at tage notater under hele diskussionen.

Elementer, der skal indgå i et mødereferat på engelsk

Følgende er de vigtigste elementer, der bør medtages i mødereferatet:

• navnene (og jobtitel hvis muligt) på mødedeltagerne (meeting attendees) og andre ikke-tilstedeværende personer, der skal repræsenteres
• navnet på personen, der tager referatet
• modtagerne
• mødested og tidspunkt
• mødedagsordenen (meeting agenda)
• en sammenfatning af udvekslingerne
• alle beslutninger og foranstaltninger, der træffes / skal træffes (med hensyn til hver foranstaltning, datoen for gennemførelsen og det tilstræbte mål)
• handlingsplanen

Efter at mødereferatet er skrevet skal det korrekturlæses og godkendes af alle deltagere. Hvis mødereferatet er skrevet på engelsk af en person, der ikke har engelsk som modersmål, vil det være fordelagtigt at få det korrekturlæst af en professionel person med engelsk som modersmål.

God praksis at være opmærksom på, når du tager mødereferater på engelsk

Følgende er nogle gode praksisser, som du skal være opmærksom på for at skrive klare, læselige mødereferater af høj kvalitet på engelsk, baseret på noterne taget under mødet:

• Udeluk uformelle kommentarer, tøven, talesprog osv. For at gøre dette skal du have en god forståelse af forretningsengelsk
• Strukturér mødereferatet: med en overskrift, titler på hovedemnerne på dagsordenen og underoverskrifter (drøftede punkter, beslutninger, foranstaltninger osv.)
• Fjern overflødigt sprog, sidebemærkninger, uafsluttede sætninger...
• Vær påpasselig med hvordan du skriver: stil, syntaks, grammatik og stavning på engelsk skal være upåklagelig
• Vent ikke for længe med at skrive referatet efter mødet (gør det, mens du stadig kan huske alle diskussionerne)
• Forbliv neutral og faktuel (inkludér ikke personlige bemærkninger eller observationer)

Hvem kan hjælpe mig med at skrive mødereferater på engelsk?

Det skal bemærkes, at det langt fra er nemt at skrive mødereferater på engelsk, selvom du mestrer engelsk på et et højt niveau.

Mødereferater på engelsk er nemlig både tekniske og meget præcise. Personen, der skriver dem, skal bruge fagterminologi og skrive på en formel og ensartet måde.

Den bedste måde du sikrer, at dit mødereferat er af højeste kvalitet, er ved at bruge en skribent med engelsk som modermål.

Hvis mødet er båndet, kan du henvende dig til en transskriptionsbureau. Hos Alphatrad f.eks., tilbyder vi transskribering på engelsk og mange andre sprog.

Vi tilbyder også korrekturlæsning af flersproget indhold og redigerer og retter demed dine engelske mødereferater for dig.

Herudover tilbyder vi dig en professionel oversætter, der er specialiseret i dit felt, hvis du ønsker at få referater oversat fra eller til engelsk.

→ Bemærk: det er vigtigt at bruge en professionel fra det engelsksprogede land, som oversættelsen kommer fra. Dette fordi der er visse forskelle mellem sprogene britisk og amerikansk engelsk.

Vores svar på dine spørgsmål om at skrive mødereferater på engelsk